.png)
Lean Coffee is een gestructureerde, maar agenda-loze vergadermethode die teams in staat stelt om hun gesprekken te sturen op een democratische en efficiënte manier.
Deze methode is bijzonder geschikt voor vergaderingen waar de deelnemers willen leren, problemen willen oplossen, of ideeën willen uitwisselen zonder dat er vooraf een strikte agenda is vastgesteld.
Wat is Lean Coffee?
Lean Coffee werd in 2009 opgericht door Jim Benson en Jeremy Lightsmith, twee Agile coaches die een meer productieve manier zochten om vergaderingen te houden zonder de traditionele, vaak ineffectieve agenda's. Het concept is gebaseerd op de principes van Lean en Agile, zoals het maximaliseren van klantwaarde en het minimaliseren van verspilling, met name de verspilling van tijd.
Hoe werkt Lean Coffee?
De Lean Coffee methode volgt een eenvoudige, maar effectieve structuur:
1. Voorbereiding: Zorg voor een comfortabele ruimte, een timer, sticky notes, en stiften. Een online tool kan ook worden gebruikt voor virtuele meetings.
2. Onderwerpen verzamelen: Deelnemers schrijven hun discussiepunten of vragen op sticky notes, één onderwerp per note.
3. Discussiepunten delen en stemmen: De onderwerpen worden kort toegelicht door de inbrenger en vervolgens stemmen alle deelnemers op de onderwerpen die ze het meest interessant vinden. Dit kan door punten toe te wijzen of door simpelweg de meest populaire onderwerpen te kiezen.
4. Agenda bouwen: De onderwerpen met de meeste stemmen worden gerangschikt in een volgorde. Deze volgorde bepaalt de agenda van de meeting.
5. Discussiëren: De discussie begint bij het eerste onderwerp. Een timer wordt gezet (meestal 5-15 minuten per onderwerp) om de tijd te bewaken. Als de tijd om is, besluiten de deelnemers of ze verder willen gaan met dit onderwerp, overstappen naar het volgende, of een nieuw onderwerp willen bespreken.
6. Afsluiten: De sessie wordt afgesloten met een korte retrospectieve, waarbij de deelnemers feedback geven over de vergadering en hoe het proces voor hen heeft gewerkt.
Voordelen van Lean Coffee
- Democratisch: Iedere deelnemer heeft een gelijke stem in wat er besproken wordt.
- Efficiënt: Door de tijdslimieten wordt de discussie gefocust en to-the-point gehouden.
- Flexibel: Geschikt voor een breed scala aan onderwerpen, van projectplanning tot persoonlijke ontwikkeling.
- Inclusief: Moedigt alle deelnemers aan om bij te dragen, wat leidt tot meer diversiteit aan ideeën en meningen.
- Dynamisch: De agenda wordt gemaakt door de deelnemers aan het begin van de vergadering, wat leidt tot een hoge mate van betrokkenheid en relevantie.
Lean Coffee is een krachtige methode om vergaderingen dynamischer, inclusiever en productiever te maken. Het stelt teams in staat om snel en democratisch te bepalen waar ze hun tijd aan besteden, waardoor de betrokkenheid en efficiëntie worden verhoogd. Of je nu deel uitmaakt van een klein team of een groot bedrijf, Lean Coffee kan helpen de manier waarop je vergadert te transformeren, waardoor de tijd die aan vergaderingen wordt besteed, waardevoller en effectiever wordt.